Oletko harkinnut tilitoimiston vaihtoa? Toimiva yhteistyö taloushallinnon kumppanin kanssa on tärkeää yrityksen menestymisen kannalta, mutta joskus eteen saattaa tulla tilanne, jolloin vaihtaminen on ajankohtaista. Me Edustustilillä ymmärrämme, ettei tilitoimiston vaihtaminen ole aina helppo tai yksinkertainen asia, mutta selkeillä toimintatavoilla voidaan prosessista tehdä mahdollisimman vaivatonta. Koko prosessi onnistuu halutessanne täysin etänä, mutta meille saa myös tulla paikan päälle kahvin ääreen tutustumaan kasvotusten.
KIINNOSTUITKO?
Usein ajatellaan, että tilitoimistoa voi vaihtaa ainoastaan tilikauden päättyessä – meidän kanssamme vaihtaminen onnistuu kuitenkin koska tahansa, huolettomasti. Tutustu tilitoimistopalveluihimme ja ota rohkeasti yhteyttä, niin hoidetaan rinnallesi nykyaikainen ja asiantunteva taloushallinnon kumppani!
NÄIN TILITOIMISTON VAIHTOPROSESSI EDUSTUSTILILLÄ SUJUU
1. Yhteydenotto & alkukartoitus
Kaikki alkaa yhteydenotosta: kartoitetaan yhdessä yhtiön talous- ja palkkahallinnon nykytilanne sekä toiveesi ja tarpeesi. Käymme läpi yksityiskohdat aineistoon ja liiketoimintaan liittyen, ja valitaan niiden pohjalta Teille sopiva palvelukokonaisuus sekä ohjelmisto (käytämme sähköisissä palveluissamme Netvisor & Netbaron-ohjelmistoja).
Laadimme ehdotuksen palvelupaketista sekä selkeän tarjouksen sekä kirjanpidosta että tilinpäätöksestä, joka käydään kanssanne yksityiskohtaisesti lävitse. Tarjouksessa on aina eriteltynä kirjanpidon ja tilinpäätöksen kustannus, palkkahallinnon osuus (tarvittaessa) sekä mahdollisimman tarkka hinta-arvio valitusta ohjelmistosta.
Kun olette vakuuttuneet meistä ja palvelukokonaisuudesta, laadimme toimeksiantosopimuksen ja edetään varsinaisiin tilitoimiston vaihtamisen toimenpiteisiin.
2. Aloituspalaveri
Toimeksiantosopimuksen allekirjoittamisen jälkeen käydään yhdessä tarkasti läpi vaihtoon liittyvät toimenpiteet sekä niiden vastuut ja aikataulut. Kerromme myös kirjanpidon ja palkanlaskennan käytännöistämme, aineistojen toimitustavoista ja aikatauluista. Laadimme juuri teidän yrityksellenne yksilöidyn prosessikuvauksen ja palvelupolun aikatauluineen. Palkkahallinnon siirtyessä autamme mielellämme myös laatimaan henkilöstötiedotteen.
Aloituspalaverissa tapaatte myös henkilökohtaisen kirjanpitäjänne sekä palkanlaskijanne, mikäli olette valinneet ulkoistaa meille myös palkkahallinnon.
Palaverin tärkein tarkoitus on varmistaa, että palvelun sisältö, tilitoimiston ja asiakkaan välinen vastuunjako sekä sovitut aikataulut ja yksityiskohdat ovat molemminpuolin selkeitä heti ensimmäisestä kirjanpidon kirjauksesta tai palkkalaskelmasta alkaen.
Tilitoimistoa vaihtaessa voimme halutessanne olla puolestanne yhteydessä aiempaan kirjanpitäjäänne tarvittavien aineistojen toimitusta varten. Myös siirtymän aikataulu ja viestikapulan vaihto on syytä käydä huolellisesti läpi tilitoimistojen kesken, jotta vaihdosta ei synny yritykselle päällekkäisiä kustannuksia ja silti varmistutaan, että veroilmoitukset ja palkat ovat ajallaan.
3. Pankkiyhteydet, valtuutukset & sovellusten käyttöönotto
Tekniset ja usein puuduttavatkin asiat, kuten pankkiyhteysvaltuutukset ja sovellusten avaukset tai siirrot hoidetaan meillä sujuvasti hyvissä ajoin ennen ensimmäistä kirjanpitoa tai palkanlaskentaa. Saat ilmoituksen ja ohjeet, kun sopimukset ovat allekirjoitettavissa ja valtuudet hyväksyttävissä. Varmistamme, että kaikki tarvittava on toimintakunnossa niin sinua, kirjanpitäjää kuin palkanlaskijaakin varten.
Mikäli valittu ohjelmisto on uusi tuttavuus, sovitaan sovelluskoulutukselle ajankohta. Perehdytykseen ovat tervetulleita kaikki henkilöstöstä, jotka saattavat joskus tarvita sovelluksia työssään.
4. Ensimmäiset kuukaudet & seuranta
Hoidetaan ensimmäisten kuukausien kirjanpito ja palkanlaskenta tiiviissä yhteistyössä, jotta aikatauluihin ja käytäntöihin syntyy selkeät rutiinit. Tässä vaiheessa on myös hyvä käydä läpi vaikka raportointitarpeita tai ennakkoverotusta.
Kuulemme mielellämme palautetta teiltä: halutessanne voimme myös aikatauluttaa yhteisen seurantapalaverin noin 3–6 kuukauden päähän aloituksesta, jossa katselmoidaan tilitoimiston vaihtoprosessin onnistumista sekä tyytyväisyyttänne palveluun. Taklataan pienetkin kompastuskivet yhdessä!