Tilinpäätöstä varten toimitettava materiaali
Tilinpäätökseen valmistautuminen on hyvä aloittaa siivoamalla työpöytää ja sähköpostia, ja varmistaa ettei minnekään ole unohtunut kirjanpidosta puuttuvia tositteita. Jos yrityksellä on paperisia kokouspöytäkirjoja tai sopimuksia, on varmistettava, että ne kaikki on toimitettu kirjanpitäjälle.
Tärkeää on myös käydä läpi avoimet myynti- ja ostolaskut sekä huolehtia, että kaikki päättyvälle tilikaudelle kuuluvat laskut tulevat kirjattua oikein. Jos kirjanpidosta puuttuu esimerkiksi hyvityslaskuja, on nämä hyvä pyytää toimittajilta, jotta kulut saadaan kirjattua tilinpäätökseen oikein.
Jos yrityksellä on käytössään kassa, on tilinpäätöstä varten toimitettava käteiskassan täsmäytysraportti ja kassajärjestelmän maksupääteraportti tilinpäätöspäivältä. Mikäli yritys hoitaa palkanlaskennan itse, on tärkeää toimittaa kirjanpitäjälle ajantasainen tieto lomapalkkaveloista, jotta ne ja sivukulut saadaan kirjattua tilinpäätökseen oikein.
Yrityksen varastosta on laadittava inventaario varaston arvosta ja keskeneräisistä töistä tilinpäätöspäivältä ja toimitettava se allekirjoitettuna kirjanpitäjälle. Joissakin tapauksissa tilintarkastaja saattaa haluta olla mukana inventaarion teossa ja tämän selvittäminen onkin tärkeää ennen sen aloittamista.
Asiakirjat kolmansilta osapuolilta
Tilinpäätöstä varten tarvitaan myös erilaisia asiakirjoja ja liitteitä kolmansilta osapuolilta. Esimerkiksi pankeilta on pyydettävä saldovahvistukset pankkitileistä sekä salkkuraportit tai muut omaisuusluettelot mahdollisista sijoituksista tilinpäätöspäivältä. Myös lainoista ja erilaisista osamaksuista on pyydettävä tilinpäätöspäivän saldovahvistukset, sillä niistä selviää ajantasainen lainan saldo sekä tilikaudelle kuuluvat korot.
Kirjanpitoon on tärkeää toimittaa myös mahdolliset vuokra- ja leasingvastuut ja -sopimukset sekä tieto mahdollisista omistajanvaihdoksista, yritysjärjestelyistä tai osakeannista. Tilinpäätöstä varten tarvitaan myös tieto mahdollisista keskeneräisistä riitatilanteista.
Aktiivinen kommunikointi kirjanpitäjän kanssa
Myös kirjanpitäjäsi valmistautuu tilinpäätökseen, ja onkin tärkeää vastata ja kommunikoida aktiivisesti tilitoimiston suuntaan, jotta tilinpäätöksen tekovaiheessa on käytettävissä kaikki tarvittava tieto eikä aikaa tuhlaannu turhaan vastausten odotteluun. Kirjanpitäjäsi saattaa kysyä esimerkiksi mahdollisista aktivointien tekemisestä tai poistosuunnitelman ajankohtaisuudesta. Myös oman pääoman tilanne on hyvä kartoittaa ennen tilinpäätöksen tekoon ryhtymistä.
