Yritystoiminnassa syntyy usein kuluja, jotka liittyvät asiakassuhteiden ylläpitämiseen, uusien asiakkaiden hankintaan ja liiketoiminnan kehittämiseen. Edustus-, markkinointi- ja neuvottelukulut ovat termejä, jotka saattavat aiheuttaa epäselvyyttä, sillä niiden rajanveto ei ole aina yksiselitteistä. Näiden kulujen oikea luokittelu on tärkeää sekä verotuksen että kirjanpidon kannalta, sillä niiden vähennyskelpoisuus vaihtelee. Vaikka tilitoimisto huolehtisikin yrityksesi taloushallinnosta, on hyvä olla itsekin tietoinen näiden kulujen eroavaisuuksista.
Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä nämä kulut tarkoittavat, miten ne eroavat toisistaan ja mitä yritysten tulee ottaa huomioon niitä käsitellessään.
Mistä tunnistaa edustuskulut?
Edustuskulut kohdistuvat yrityksen ulkoisiin suhteisiin, ja liittyvät usein asiakassuhteiden ylläpitoon, uusien asiakkaiden hankintaan tai yleisesti yritystoiminnan edistämiseen ja liikesuhteiden ylläpitämiseen. Tyypillisiä edustuskuluja on esimerkiksi asiakkaiden kestittäminen ravintoloissa ja asiakastilaisuudet, joiden tarkoituksena on edistää yrityksen liiketoimintaa ja asiakassuhteita. Edustuskuluiksi lasketaan myös erilaiset edustusmatkat ja -lahjat.
Edustuskulujen tunnistaminen on erityisen tärkeää, sillä ne ovat verotuksessa vain osittain vähennyskelpoisia. Elinkeinotoimintaa harjoittavan yhtiön edustuskuluista voidaan yhtiön tuloverotuksessa vähentää 50 %. Arvonlisäverovähennysoikeutta edustuskuluilla ei ole ollenkaan.
Markkinointi- vs. neuvottelukulu – mitä eroavaisuuksia niillä on?
Markkinointikulut kohdistuvat usein edustuskulujen tavoin yrityksen ulkopuolisiin tahoihin, neuvottelukulujen liittyessä lähtökohtaisesti yrityksen omaan henkilöstöön tai jo olemassa oleviin asiakkaisiin. Markkinointi- ja neuvottelukulut ovat 100% vähennettävissä niin tuloverotuksessa kuin arvonlisäverotuksessakin.
Markkinointikuluiksi luetaan yrityksen tuotteiden tai palveluiden myynninedistäminen ja tunnettuuden lisääminen. Markkinointikulut saattavat toisinaan olla vaikea erottaa edustuskuluista, mutta helppona pääsääntönä voi pitää kohderyhmää ja sen laajuutta. Markkinointikulujen tarkoituksena on usein laaja näkyvyys, joka kohdistuu valikoimattomalle asiakasjoukolle. Yrityksen omien tuotteiden kohderyhmämarkkinointi kohdistuu useasti ennalta valikoiduille asiakasryhmälle. Edustuskulut taas kohdistuvat yrityksen ulkopuolisiin tahoihin, kuten rajattuun asiakasryhmään tai yhteistyökumppaneihin.
Neuvottelukulut syntyvät yrityksen liiketoimintaan liittyvistä tapaamisista ja kokouksista, jotka voivat olla niin sisäisiä kuin ulkoisiakin. Neuvottelukulut erottavat markkinointikuluista helpoiten siitä, että ne liittyvät jo olemassa oleviin asiakassuhteisiin, yhteistyökumppaneihin tai omaan henkilöstöön. Edustuskuluihin verrattuna taas neuvottelukulut ovat huomattavasti tavanomaisempia, ja tapahtuvat normaaliin virka-aikaan.
Myös erinäiset virkistyskulut aiheuttavat usein kysymyksiä. Voit lukea lisää virkistyskuluista ja niiden verovähennysoikeuksista tästä.
